إنتهاء أعمال تأهيل المعهد القومي للجودة للحصول على شهادة ISO21001-2018

بقلم.

د.هانئ أحمد توفيق

مقدمة:

يحتوي هذا المقال على تفاصيل عملية تأهيل قطاع التدريب بالمعهد القومي للجودة وشرح للخطوات التي تم اتخاذها منذ بدء تشكيل فريق العمل حتى كيفية تنفيذ الخطوات المتفق عليها مع ممثل الإدارة بالجهة المستهدفة.

بدأت عمليات التأهيل بناء على بروتوكول تم توقيعه بين "المعهد القومي للجودة" وشركة "أبجريد للاستشارات والهيكلة الإدارية" للتعاون في مجال التأهيل والتدريب والذي من خلاله وافق السيد الدكتور مهندس محمد عبد المطلب عتمان رئيس مجلس إدارة المعهد على بدء عملية التأهيل للمعهد ذاته للحصول على شهادة الأيزو في مجال نظم إدارة المؤسسات التعليمية (ISO 12001/2018)، بصفة أن المعهد الجهة المسئولة عن التدريب والتأهيل لنظم الجودة والإدارة في مصر.   

وقد أصدرت منظمة الأيزو الدولية المواصفة المذكورة لتناسب احتياجات وتنظم عملية إدارة المنظمات والمؤسسات المعنية بالتعليم كمتطلبات وكدليل للاستخدام، حيث جاء في مقدمة المواصفة المذكورة "أن هناك احتياج حتمي ومستمر للمنظمات التعليمية لتقييم درجة تلبيتها لاحتياج الطلاب والمستفيدين الآخرين وبالتالي الأطراف المعنية الأخرى، ولتحسن من قدراتها للاستمرار في هذا المجال". لذا فإن المواصفة تتيح للمنظمات التعليمية أداة إدارية تلاقي احتياجات الطلاب والمستفيدين الآخرين.

ووفقًا لمنظمة ISO، فقد صدرت المواصفة الدولية ISO 21001/2018  مستهدفة جميع المؤسسات التعليمية، من رياض الأطفال إلى التعليم العالي والدراسات العليا، وكذلك مؤسسات التعليم والتدريب المهني وخدمات التعلم الإلكتروني.

وبشكل عام، تحدد المواصفة القياسية الدولية ISO 21001/2018 المبادئ التوجيهية لنظام إدارة المؤسسات التعليمية (EOMS) ، والذي يمكن من خلاله أن تثبت هذه المنظمات اكتساب وتطوير الكفاءة من خلال التدريس أو التعلم أو البحث. وهى تشبه إلى حد كبير معاييرISO  الأخرى لنظم الإدارة، فهي تستخدم دورة Plan-Do-Check-Act (PDCA) ، وتمكن المؤسسات من فهم سياقها وبيئة عملها مع التأكيد على القيادة والمسؤولية الاجتماعية. وتتعرض المواصفة للمجالات التالية:

سياق المنظمة: فهم المنظمة وسياقها، فهم احتياجات وتوقعات الأطراف المعنية، تحديد غرض نظم إدارة المنظمات التعليمية، ونظم إدارة المنظمات التعليمية (EOMS).

القيادة: القيادة والالتزام، التركيز على الطلاب والمستفيدين الآخرين، متطلبات أخرى لتعليم ذوي الاحتياجات الخاصة، إنشاء ونشر السياسة ودور المؤسسة، والمسئوليات والسلطات.

التخطيط: أنشطة مواجهة المخاطر والفرص، وأهداف المنظمة وكيفية تحقيقها وتخطيط التغيير.

الدعم: الموارد، الموارد البشرية، الإمكانيات، البيئة التعليمية، متابعة وقياس الموارد، المعرفة في المنظمة، الكفاءات، متطلبات أخرى لذوي الاحتياجات الخاصة، التوعية، التواصل، الغرض من التواصل ونظمه، والمعلومات الموثقة وتحديثها والتحكم فيها.

التشغيل: خطة التشغيل والمتابعة، التخطيط التفصيلي للمنتجات والخدمات التعليمية ومتطلباته والتواصل بشأنه، والتغييرات التي تمسه، تصميم المنتجات والخدمات التعليمية وخطته، مدخلاته والتحكم فيه، ومخرجاته وتغييراته، التحكم في الخدمات التعليمية المقدمة من الخارج، نوع ومدى التحكم ومعلومات وأسلوب تقديم  مقدمي الخدمة الخارجيين، التحكم في تقديم الخدمة التعليمية، تحديد وتدبر الخدمة التعليمية، الملكية الفكرية للأطراف المعنية، حفظ الحقوق، حمايتها، شفافية معلومات الطلاب، التحكم في التغييرات الخاصة بالخدمة التعليمية، إصدار الخدمة التعليمية، والتحكم في المخرجات غير المطابقة. 

تقييم الأداء: المتابعة والقياس والتحليل والتقييم، المستفيدين والعاملين الآخرين، وسبل المتابعة والقياس والتحليل والتقييم ، والمراجعة الداخلية ومراجعة الإدارة.

التحسين: عدم المطابقة والتحسين المستمر وفرص التحسين.

وقد بدأت عملية التأهيل بعقد دورة تدريبية في التوعية بالمواصفة المستهدفة حضرها السيد الدكتور مهندس رئيس مجلس إدارة المعهد مما أعطى دفعة كبيرة لفريق العمل ودعما للمجهودات المبذولة فيما بعد والذي تفضل مشكورا بتشكيل فريق عمل للمساهمة في الرصد والتحليل وهو أيضا الفريق الذي سوف يتولى عملية التطبيق لمتطلبات المواصفة. وتم عمل دراسة تحليل الفجوة بين العمليات المتبعة لدى المعهد القومي للجودة والمتطلبات المطلوبة للنظام. وقام أعضاء الفريق كل في مجاله، بعد توزيع التكليفات عليهم، بمراجعة المتطلبات لدراسة ما هو متوفر من إجراءات ونماذج وما هو مطلوب. نتج عن ذلك عدة إجراءات ونماذج تم جمعها في صورة تقرير تحليل فجوة نهائي تبعه إعداد الخطة الزمنية  بالتنسيق مع  ممثل الإدارة في المشروع. تلى ذلك الشرح والتدريب لكيفية إعداد الوثائق من خلال لقاءات مباشرة مع أعضاء فريق العمل بالمعهد. كما عقد الاستشاري دورة تدريبية في المراجعة الداخلية لأعضاء الفريق للتأكد من دورهم في عملية المراجعة الداخلية.

خطوات مستقبلية:

بعد الإنتهاء من إعتماد الوثائق وتوزيعها يقوم السيد المهندس مدير الجودة بالمعهد بالإشراف على التطبيق الفعال لها في الإدارة المعنية وقد يتطلب الأمر طلب رأي استشاري المشروع. وتقوم إدارة المعهد بعملية المتابعة الدورية لتطبيقات النظام أثناء التنفيذ بموجب بند مراجعة الإدارة. في حين يقوم السيد المهندس مدير الجودة بالمعهد بتقديم تقرير دوري  بموقف التطبيق موضحا به السلبيات والإيجابيات إلى السيدة المهندسة ممثل الإدارة لمتابعة الإجراءات التصحيحة إن وجدت.  كما يتولى مدير الجودة الإشراف على تنفيذ المراجعة الداخلية والإشراف على صحة تسجيل الإجراءات التصحيحية ومتابعتها والتأكد من تنفيذ مراجعة الإدارة  في مواعيدها المقررة.

والمعهد القومي للجودة  يرحب بطلبات التأهيل من جميع المؤسسات التعليمية، من رياض الأطفال إلى التعليم العالي والدراسات العليا، وكذلك مؤسسات التعليم والتدريب المهني وخدمات التعلم الإلكتروني.