الطـريـق إلـى بناء الفرق الفعـّالة (الجزء الثاني)

بقلم.

د. إبراهيم محمد عبد الفتاح 

السلوكيات الإيجابية والسلبية لفرق العمل:

مسئوليات المستشار:

وضع وتوصيل أهداف الفريق بوضوح إلى بقية الأعضاء والتأكد من واقعيتها ومطابقتها لأهداف المنظمة والحصول على التعاون اللازم لتحقيقها, وتقديم المساعدة حتى يصل الفريق إلى درجة مناسبة من النضج, وتقديم المساعدة لكل من المنسق والملاحظ. بالإضافة إلى تحديد الموارد ووضع معايير الأداء وطرق قياس النتائج. 

مسئوليات المنسق:

ترتيب الاجتماعات وتجهيز وتوزيع جدول الأعمال قبل الاجتماعات والتأكد من الالتزام به. وتوضيح الأهداف والتأكد من توزيع الأدوار وتشجيع الأعضاء على المشاركة. وتلخيص الأفكار والتأكد من معرفة الجميع بكل ما هو مطلوب والعمل على تحديد نقاط الاتفاق والاختلاف بين مختلف الأعضاء. يكون المنسق في العادة مستمعاً نشطاً ويعمل على حماية كل أعضاء الفريق في التعبير عن رأيهم، وتشجيع الفريق على إنهاء كل محاور جدول الأعمال وتشجيع التفكير النقدي بين الأعضاء والمحافظة على الحياد بين وجهات النظر المختلفة.

مسئوليات المسجل:

يقوم بتدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها على كل الأعضاء. وتشتمل هذه المحاضر على الموضوعات التي تمت مناقشتها والمهام التي تم توزيعها وتحديد المسئولين عن تنفيذها. ويساعد في تحديد الأطر الزمنية لجدول الأعمال ويراقب المناقشات وينبه الأعضاء بقرب انتهاء وقت المناقشة قبل حلوله بعدة دقائق. 

مسئوليات عضو الفريق:

الاستعداد المسبق للاجتماعات، والحضور والمشاركة في المناقشات وتقديم المقترحات والآراء وإنجاز ما يوكل إليه من أعمال، ورفع مستوى أداء الفريق والقيام بأعمال إضافية عند الضرورة لتحقيق الأهداف في الوقت المحدد ومتابعة ما تم من إنجازات, وطلب المساعدة من مصادر خارجية عند مواجهة مشكلة تتجاوز إمكانات الفريق المتاحة، ثم مساندة قرارات الفريق.  

مفاتيح نجاح فرق العمل:

- اعتبار الأهداف الشخصية وأهداف الفريق على نفس الدرجة من الأهمية، مع مراعاة عدم تداخل الأهداف الشخصية مع أهداف الفريق.

- تفهم أعضاء الفريق لأهدافه والتزامه بها.

- العمل في جو مريح وغير رسمي وإشعار الجميع أن المنافسة الفردية غير مقبولة.

-  تشجيع الاتصالات التلقائية والمشاركة، وقبول الآراء المتباينة.

- سيادة الاحترام والتعاون والبناء على أفكار الآخرين والتوصل إلى حلول يفوز بها الجميع.

- إحلال الثقة مكان الخوف مما يؤدي إلى تقبل المخاطرة، والتعبير عن المشاعر بدون حرج.

- اعتبار الاختلاف في الرأي من العلامات الصحية بهدف الوصول لأفكار جديدة والبحث الدائم عن أرضية مشتركة.

- تحسين الأداء باستمرار ومراجعة النتائج والميل للتجريب.

-  تبادل القيادة بين الأعضاء مع عدم السماح بهيمنة أي عضو.

- اتخاذ القرارات بالأغلبية وتأييد من الجميع.

أسباب فشل فرق العمل:

- عدم توافق هيكل الفريق مع هيكل المنظمة.

- نمط شخصية بعض الأعضاء غير مناسب للعمل في فريق.

- تخلي الإدارة العليا عن دعم الفريق.

- التركيز على العمل وإهمال العلاقات بين الأعضاء.

- عدم انضباط الأعضاء وتهربهم من تحمل مسئولية ما يقومون.

- زيادة حجم الفريق وعدم تنظيم العلاقات بين الأعضاء.

- عدم فهم لمراحل تطور الفريق.

- ضعف القيادة الداخلية أو الخارجية.

- فشل المنظمة في استغلال جهود الفريق.

- عدم تلقي الأعضاء القدر الكافي من التدريب.

تنظيم الاجتماعات:

تبدأ الاجتماعات بعد الانتهاء من تشكيل الفريق، ويفتقر معظم أعضاء الفرق لخبرة إدارة الاجتماعات والمناقشة واتخاذ القرارات في مجموعات. ولذا فإن هيكل الاجتماع وتنظيمه بصورة واضحة واستخدام هذا الهيكل يساعد على نجاح الاجتماعات وتقليل الوقت المستغرق في الإعداد لها. وعموماً ينصح بعدم زيادة مدة أي اجتماع عن ساعتين.

خطوات تحديد جدول الأعمال الخمس:

1-   طلب أفكار الأعضاء لضمها لجدول الأعمال.

2-   مراجعة الأعمال المتفق عليها في جلسات سابقة.

3-   تحديد الأولويات ووضعها في تسلسل منطقي.

4-   إرسال جدول الأعمال لجميع الأعضاء قبل الجلسة.

5-   توفير نسخ ( قليلة) زائدة من جدول الأعمال.