نحو تطبيق الإدارة الرشيقة Lean Management بنظام إدارة الجودة بالمعهد

بقلم.

م. أحمد عبد الراضي

تتمحور الإدارة الرشيقة سواء للعمل مع المنتجات أو الخدمات في رفع القيمة المقدمة للعملاء عبر إبراز مصادر الهدر والتخلص منها وذلك يمكن الجهات من إنجاز اجراءاتها وتخفيف العيوب في المنتجات و الخدمات عبر تطبيق مبادئ الإدارة   الرشيقة.

ومن خلال سعي إدارة  المعهد دائما نحو التحسين والتطوير وتقديم أفضل خدمة وقيمة مضافة للعملاء تم طرح مشروع تطبيق نماذج الخدمات الجماهيرية كثمرة  التعاون بين الجهاز المركزى للتنظيم والإدارة  ووزارة التجارة والصناعة (المعهد القومى للجودة) ووفقا لقرار رئيس مجلس الوزراء رقم 4248 لسنة 1998 فى شأن تيسير الحصول على الخدمات الجماهيرية والالتزام بالتطبيق وتقديم كافة تفاصيل الخدمات للعملاء من المستندات والاوراق والمبالغ المطلوبة للحصول عليها إلى  جانب التوقيتات الزمنية للحصول على الخدمة.

ومع تطبيق نماذج إجراءات وعمليات الإدارات الفنية بنظام إدارة الجودة بالمعهد طبقا للمواصفة القياسية الدولية ISO 9001 ، ومع إستمرار التطبيق ودراسة إدارة الجودة مدى التأثير والفاعلية وُجد أن العاملين يبذلون الكثيرمن المجهود والوقت والتكلفة أيضا إلى جانب إمتداد وقت العملية، لذا وجد أنه مع الدراسة يمكن دمج  بعض النماذج لتؤدي نفس الوظيفة. لهذا تم دراسة التصميم وأخذ آراء فريق الإدارات الفنية واختيار أفضل الأفكار ليتم في النهاية دمج  تسعة نماذج في نموذج واحد يتيح للعملاء تسجيل التقدم لجميع خدمات (التدريب/ الدعم الفني/التأهيل والاستشارات). وبهذا النموذج تم اختصار الوقت والمجهود في التسجيل في (9 نماذج) موجودة بـ 4( اجراءات وعمليات) إلى  نموذج واحد فقط في عملية التسويق (إدارة  التسويق). فبدلا من قيام العميل بتوجيه طلب الحصول على الخدمة ثم التسجيل سواء في إدارة التسويق أو الإدارات الفنية (التسويق/التدريب/التأهيل والاستشارات /الدعم الفني) بل سيقوم بالتسجيل مرة واحدة في نموذج التسجيل بالخدمة ويقوم بملء البيانات الأساسية سواء جهة أو فرد ثم يقوم بالتسجيل بالخدمة المعنية ويكون النموذج موجودا لدى جميع الإدارات بمسلسل خاص بالإدارة   مثل 2020/con000 (السنة ثم مختصر كود للإدارة  برقم مسلسل). كما يمكن للإدارة طباعة الصفحة الخلفية المرتبطة بالنموذج وهي تفاصيل الخدمة المعنية من (المستندات والرسوم المطلوبة، والتوقيت اللازم لأداء الخدمة). كما تم إضافة تعليمات التسجيل وكيفية سداد الرسوم في نهاية النموذج لتوجيه العميل والتعريف باستخدام النموذج بصورة عملية.

كما يمكن تصميم نموذج تجريبي بنفس المحتوى على google forms لإتاحة التسجيل الالكتروني للخدمات إلى  جانب الاستعداد قريبا لإضافتة على الموقع الجديد للمعهد على الانترنت.